Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai

Visão geral do programa

Public institutions and donor-funded project units generate vast volumes of sensitive operational, financial, and strategic information daily. Without structured control, institutional memory deteriorates, statutory compliance fails, and project implementation suffers from delays. This 5-day professional course in Dubai equips civil servants and project personnel with the expertise required to design, operate, and modernise public records and archives systems. The curriculum adheres to established international standards, ensuring defensible audit trails, seamless information accessibility, and robust legal accountability across public operations.

Participants explore the entire information lifecycle, spanning mail management, active document registries, vital records preservation, and archival retention schedules. The programme bridges physical record-keeping with modern electronic document and records management systems, addressing data protection and cybersecurity risks. Delegates analyse practical workflows for procurement documentation, environmental safeguards, expenditure verifications, and statutory reporting. This focus ensures project administration aligns with the rigorous governance and fiduciary benchmarks expected by development finance institutions, international partners, and national oversight authorities.

Beyond traditional administrative filing, this course embeds knowledge management and institutional learning systems into routine public sector operations. Attendees learn to convert fragmented project data into reusable organisational knowledge assets, preventing institutional memory loss during administrative transitions or project closeouts. Through real-world case analyses, process mapping sessions, and policy design workshops, participants gain practical capabilities to lead digital transformation, maintain transparent audit-ready archives, and implement sustainable records management frameworks within their home ministries, statutory authorities, and international project implementation teams.

Ministries, public agencies, and project implementation units face unprecedented demands for fiscal transparency, rapid administrative digitisation, and strict audit compliance from international development partners. As public institutions execute complex national development strategies and donor-funded programmes, weak documentation control compromises procurement integrity, slows disbursement verifications, and risks non-compliance with legal mandates. Establishing rigorous records, archives, and institutional learning frameworks is now critical to safeguard public accountability, prevent the loss of institutional memory across political cycles, and support the verifiable delivery of public investments.

Delivered by Risalat Consultants International in Dubai, United Arab Emirates, it combines expert-led sessions, real cases and group work, so that participants can apply what they learn in their own institution.

The Programme Strengthens Institutional Capability

• Principles of public sector records governance: accountability, transparency, and statutory compliance
• International standards landscape: ISO 15489 (Records Management) and ICA records guidelines
• Records requirements of multilateral development banks: World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN frameworks
• The records lifecycle: creation, receipt, maintenance, appraisal, retention, and archival disposition
• Conducting an institutional records inventory and identifying compliance and operational risks
• Developing functional file plans, business classification schemes, and indexation structures
• Document control procedures: tracking incoming, internal, and outgoing public correspondence
• Metadata capture standards: applying ISO 23081 for record identity, context, and authenticity
• Pensamento estratégico e definição de orientações
• Liderar e desenvolver equipas
• Tomada de decisão e resolução de problemas
• Comunicação e influência

It is designed for records managers, archivists, and registrars in ministries, departments, and public agencies, project directors and managers of donor-financed projects funded by the World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN, procurement, contract administration, and financial management specialists in public bodies and others who want practical, current skills in leadership, management and communication.

The Growing Importance of Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai

As instituições mudam mais depressa do que nunca: novas políticas, novas tecnologias e novas expectativas de cidadãos e parceiros. Os líderes e gestores capazes de definir uma orientação, criar equipas e gerir a mudança fazem a diferença entre planos e resultados.

Uma liderança forte é um conjunto de competências práticas: decidir, comunicar, negociar, desenvolver pessoas e liderar a mudança. Estas competências podem ser aprendidas e melhoradas com prática e feedback.

As organizações precisam cada vez mais de profissionais capazes de:

• Definir uma orientação e prioridades claras
• Liderar e motivar equipas em contextos de mudança
• Comunicar e negociar de forma eficaz
• Gerir o desempenho de forma justa
• Tomar decisões acertadas sob pressão

Sistemas sólidos de liderança, gestão e comunicação ajudam as organizações a:

• Transformar estratégias em resultados
• Criar equipas motivadas e capazes
• Gerir a mudança com menos resistência
• Melhorar as relações com parceiros e partes interessadas

This Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai programme brings these elements together in a practical format, so that participants understand not only what good practice looks like but also how to introduce it in their own setting, with the people and resources they have.

Who Should Attend This Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training?

Este programa destina-se a:

• Records managers, archivists, and registrars in ministries, departments, and public agencies
• Project directors and managers of donor-financed projects funded by the World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN
• Procurement, contract administration, and financial management specialists in public bodies
• Document controllers and administrative officers in Project Implementation Units and Project Management Units
• Compliance, internal audit, and legal officers responsible for regulatory and statutory adherence
• Public sector information technology managers leading electronic document and records management initiatives
• Monitoring, evaluation, and knowledge management officers seeking to institutionalise project learning
• Civil servants and executive assistants handling cabinet, ministerial, or confidential correspondence
• Operations managers in state-owned enterprises and statutory regulatory commissions
• Diretores e quadros superiores
• Chefes de departamento e de unidade
• Quadros intermédios e chefes de equipa

O programa adequa-se tanto a profissionais experientes como a quem está a assumir novas responsabilidades. Incentivamos grupos que juntem instituições e países diferentes, pois os participantes aprendem muito com a experiência uns dos outros.

Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Objectives

Upon successful completion of this Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training, participants will be able to:

• Align institutional record-keeping practices with ISO 15489, ISO 16175, and international open government standards
• Design and implement robust classification schemes, file plans, and metadata standards for public administration
• Formulate legally compliant records retention and disposal schedules for project and administrative documents
• Establish secure physical and digital document control protocols to support fiduciary audits and legal reviews
• Evaluate and deploy Electronic Document and Records Management Systems within public sector digital transformation plans
• Implement disaster preparedness, business continuity, and preservation strategies for vital physical and electronic archives
• Integrate knowledge management and institutional learning mechanisms to capture critical public sector experience
• Explicar as abordagens atuais à liderança em instituições públicas e privadas
• Definir a orientação e as prioridades da sua equipa
• Liderar, motivar e desenvolver pessoas

Cada objetivo é praticado durante o programa através de exercícios, casos ou trabalho de grupo, para que os participantes saiam capazes de o pôr em prática, e não apenas de o descrever.

Conteúdo e estrutura do programa

Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Methodology

The training employs a participatory adult-learning methodology suited to senior administrators and technical specialists. Delivery combines expert-led presentations with hands-on exercises, including file plan design, retention schedule drafting, and digitisation workflow mapping. Participants examine authentic case examples of records management failures and successes in government ministries and donor-financed interventions. Facilitated group discussions, peer reviews, and practical simulations enable delegates to benchmark their home institutional systems against international standards and produce immediate, context-specific improvement strategies.

O programa combina:

• Sessões conduzidas por especialistas sobre as práticas atuais
• Estudos de caso regionais e internacionais
• Trabalho de grupo e exercícios práticos
• Simulações e dramatizações, quando relevante
• Discussão dos desafios dos próprios participantes
• Aprendizagem entre pares de várias instituições e países
• Ferramentas e modelos práticos para levar para o trabalho
• Reflexão diária e planeamento de ações

Antes do programa, uma breve avaliação prévia ajuda os formadores a compreender a função e as prioridades de cada participante, para que os exemplos e exercícios possam ser ajustados ao grupo. Cada dia termina com uma breve reflexão em que os participantes registam o que vão aplicar no trabalho.

Resultados esperados

Upon completion of this Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training, participants will be able to:

• Produce standard-compliant file classification plans tailored to public agency and project workflows
• Draft legally defensible retention and disposal schedules that satisfy national laws and donor requirements
• Formulate operational procedures for incoming, outgoing, and internal official document control
• Specify core functional and security requirements for electronic records management software adoption
• Implement disaster management and physical preservation protocols for high-value government records
• Establish project closeout documentation systems that protect institutional memory and pass financial audits
• Definir uma orientação e prioridades claras
• Liderar e desenvolver equipas

Os participantes saem com um plano de ação pessoal e ferramentas práticas que podem utilizar na sua instituição logo na primeira semana após o regresso. As instituições que enviam vários participantes podem aproveitar o programa para acordar métodos e modelos comuns entre equipas, o que torna as melhorias mais fáceis de manter.

Institutional Application of Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training

Este programa ajuda as organizações a reforçar:

• Liderança e gestão
• Desenvolvimento de equipas
• Gestão da mudança
• Comunicação
• Gestão do desempenho

Os participantes regressam com ferramentas práticas para melhorar:

• Planos de equipa
• Coaching
• Planos de mudança
• Comunicação com as partes interessadas
• Avaliações de desempenho

O programa foi construído para que a aprendizagem passe da sala de formação para a instituição. Sempre que possível, os participantes trabalham sobre os seus próprios processos e documentos e saem com um plano de ação que as chefias podem analisar e apoiar.

Relevância regional e aplicação

Europa

As instituições europeias aplicam a liderança, a gestão e a comunicação no âmbito de quadros regulamentares e agendas de reforma pormenorizados. Os participantes europeus podem comparar a sua prática com colegas de outras regiões e testar o funcionamento de métodos consolidados em condições diferentes.

África

Em toda a África, os ministérios, organismos e equipas de projeto que trabalham em liderança, gestão e comunicação atuam cada vez mais em paralelo com programas financiados por doadores que exigem sistemas claros e evidência. O programa ajuda os participantes a adaptar as boas práticas às instituições e aos recursos com que trabalham.

Médio Oriente

No Médio Oriente, as estratégias nacionais de desenvolvimento e os planos de diversificação colocam exigências crescentes à liderança, à gestão e à comunicação. Os participantes exploram como criar, dentro dos organismos públicos e das empresas, a capacidade de que estes planos precisam.

Ásia

As instituições da Ásia aliam um crescimento rápido a programas de modernização ambiciosos. Os participantes asiáticos podem partilhar a sua experiência de expansão rápida de sistemas e aprender com abordagens utilizadas noutros contextos.

Pacífico

Os pequenos Estados insulares e do Pacífico enfrentam limitações específicas de dimensão, distância e capacidade. O programa destaca abordagens práticas e proporcionadas de liderança, gestão e comunicação adequadas a instituições de menor dimensão.

Holding the programme in Dubai, United Arab Emirates brings participants together away from their daily pressures, so they can compare how leadership, management and communication is handled in different settings. The same programme can also be delivered in-house for one institution, in its own country or online, with cases taken from its current work.

Perfil do país anfitrião – Emirados Árabes Unidos

Programas, workshops, visitas de estudo e cursos de formação no Dubai, EAU, pela Risalat Consultants International

Estudar fora do seu país dá aos participantes tempo para se concentrarem, um olhar novo sobre a sua própria instituição e a oportunidade de criar uma rede com colegas de outros países.

Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Deliverables

Os participantes recebem apoio antes, durante e depois do programa, para que a preparação, a aprendizagem e o acompanhamento formem uma experiência contínua.

Antes do programa

• Avaliação prévia dos participantes
• Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Readiness Assessment
• Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Resource Pack
• Materiais de leitura preparatória
• Apoio e aconselhamento gratuitos em matéria de vistos

Durante o programa

• Recolha no aeroporto e apoio de boas-vindas
• Accommodation with breakfast: 6 nights, check-in Sunday 17 October 2027, check-out Saturday 23 October 2027 (one night before and one night after the programme)
• Jantar de boas-vindas e networking
• Kit de formação Risalat (saco, garrafa, caneca, t-shirt, boné, capa de passaporte, canetas, bloco de notas, íman e porta-chaves)
• Comprehensive Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Manual
• Autoavaliação de liderança
• Modelo de plano de desenvolvimento da equipa
• Modelo de plano de mudança
• Ficha de preparação de negociações
• Workshops práticos e simulações
• Discussões de grupo e aprendizagem entre pares
• Almoço e pausas para café diários
• Acesso total às instalações do local de formação
• Mini tablet com materiais de aprendizagem digitais
• Visita de campo (quando aplicável)
• Passeio recreativo pela cidade

Depois do programa

• Certificado de Conclusão
• Prémio Risalat de Reconhecimento da Participação no Programa
• Materiais de referência pós-formação
• Modelo de plano de desenvolvimento pessoal
• Guia de conversas de coaching
• Apoio pós-formação e orientação de acompanhamento
• Relatório do programa

Institutions can also request a tailored in-house version of this programme, delivered at their premises or online. Request a proposal.

Common Challenges in Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai, And How This Training Helps

Como podem as instituições definir uma orientação e prioridades claras?

The programme addresses this directly on the first day (Regulatory Frameworks, Information Governance, and ISO Standards), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Como podem as instituições liderar e motivar equipas em contextos de mudança?

The programme addresses this directly on the second day (Document Control Systems, Classification, and Metadata), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Como podem as instituições comunicar e negociar de forma eficaz?

The programme addresses this directly on the third day (Electronic Document and Records Management Systems (EDRMS) and Digitisation), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Como podem as instituições gerir o desempenho de forma justa?

The programme addresses this directly on the fourth day (Retention, Appraisal, Disposition, and Archival Preservation), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Como podem as instituições tomar decisões acertadas sob pressão?

The programme addresses this directly on the fifth day (Knowledge Management, Learning Systems, and Programme Closeout), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Perguntas frequentes

When and where does the Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai programme take place?

It runs from 18 Oct 2027 to 22 Oct 2027, in Dubai, United Arab Emirates. The registration deadline is shown at the top of this page.

Quem deve participar?

The programme is designed for records managers, archivists, and registrars in ministries, departments, and public agencies, project directors and managers of donor-financed projects funded by the World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN, procurement, contract administration, and financial management specialists in public bodies, document controllers and administrative officers in Project Implementation Units and Project Management Units, and others who want practical skills in leadership, management and communication.

Vou receber um certificado?

Sim. Os participantes que concluírem o programa recebem um Certificado de Conclusão da Risalat Consultants International.

Este programa pode ser realizado apenas para a nossa instituição?

Sim. Podemos realizar uma versão interna adaptada nas suas instalações, noutra cidade ou online, construída em torno dos seus próprios casos. Utilize o pedido de proposta nesta página.

Preciso de experiência prévia em liderança, gestão e comunicação?

Não é necessária formação especializada além de experiência numa função relacionada. Uma breve avaliação prévia ajuda os formadores a adaptar as sessões ao grupo.

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Plan this programme in a roadmap: why it matters, why to approve it, the dates to plan and the career it builds.