Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai

نظرة عامة على البرنامج

Public institutions and donor-funded project units generate vast volumes of sensitive operational, financial, and strategic information daily. Without structured control, institutional memory deteriorates, statutory compliance fails, and project implementation suffers from delays. This 5-day professional course in Dubai equips civil servants and project personnel with the expertise required to design, operate, and modernise public records and archives systems. The curriculum adheres to established international standards, ensuring defensible audit trails, seamless information accessibility, and robust legal accountability across public operations.

Participants explore the entire information lifecycle, spanning mail management, active document registries, vital records preservation, and archival retention schedules. The programme bridges physical record-keeping with modern electronic document and records management systems, addressing data protection and cybersecurity risks. Delegates analyse practical workflows for procurement documentation, environmental safeguards, expenditure verifications, and statutory reporting. This focus ensures project administration aligns with the rigorous governance and fiduciary benchmarks expected by development finance institutions, international partners, and national oversight authorities.

Beyond traditional administrative filing, this course embeds knowledge management and institutional learning systems into routine public sector operations. Attendees learn to convert fragmented project data into reusable organisational knowledge assets, preventing institutional memory loss during administrative transitions or project closeouts. Through real-world case analyses, process mapping sessions, and policy design workshops, participants gain practical capabilities to lead digital transformation, maintain transparent audit-ready archives, and implement sustainable records management frameworks within their home ministries, statutory authorities, and international project implementation teams.

Ministries, public agencies, and project implementation units face unprecedented demands for fiscal transparency, rapid administrative digitisation, and strict audit compliance from international development partners. As public institutions execute complex national development strategies and donor-funded programmes, weak documentation control compromises procurement integrity, slows disbursement verifications, and risks non-compliance with legal mandates. Establishing rigorous records, archives, and institutional learning frameworks is now critical to safeguard public accountability, prevent the loss of institutional memory across political cycles, and support the verifiable delivery of public investments.

Delivered by Risalat Consultants International in Dubai, United Arab Emirates, it combines expert-led sessions, real cases and group work, so that participants can apply what they learn in their own institution.

The Programme Strengthens Institutional Capability

• Principles of public sector records governance: accountability, transparency, and statutory compliance
• International standards landscape: ISO 15489 (Records Management) and ICA records guidelines
• Records requirements of multilateral development banks: World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN frameworks
• The records lifecycle: creation, receipt, maintenance, appraisal, retention, and archival disposition
• Conducting an institutional records inventory and identifying compliance and operational risks
• Developing functional file plans, business classification schemes, and indexation structures
• Document control procedures: tracking incoming, internal, and outgoing public correspondence
• Metadata capture standards: applying ISO 23081 for record identity, context, and authenticity
• التفكير الاستراتيجي وتحديد الاتجاه
• قيادة الفرق وتطويرها
• اتخاذ القرار وحل المشكلات
• التواصل والتأثير

It is designed for records managers, archivists, and registrars in ministries, departments, and public agencies, project directors and managers of donor-financed projects funded by the World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN, procurement, contract administration, and financial management specialists in public bodies and others who want practical, current skills in leadership, management and communication.

The Growing Importance of Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai

تتغير المؤسسات اليوم بوتيرة غير مسبوقة: سياسات وتقنيات جديدة وتوقعات متزايدة من المواطنين والشركاء. والقادة والمديرون القادرون على تحديد الاتجاه وبناء الفرق وإدارة التغيير هم من يصنعون الفرق بين الخطط والنتائج.

القيادة القوية مجموعة من المهارات العملية: اتخاذ القرار، والتواصل، والتفاوض، وتطوير الأفراد، وقيادة التغيير. ويمكن تعلّم هذه المهارات وتحسينها بالممارسة والتغذية الراجعة.

تحتاج المؤسسات بشكل متزايد إلى مهنيين قادرين على:

• حدّد اتجاهاً وأولويات واضحة
• قيادة الفرق وتحفيزها خلال التغيير
• التواصل والتفاوض بفعالية
• أدِر الأداء بإنصاف
• اتخذ قرارات سليمة تحت الضغط

تساعد الأنظمة القوية في القيادة والإدارة والتواصل المؤسسات على:

• حوّل الاستراتيجيات إلى نتائج
• ابنِ فرقاً متحفزة وقادرة
• أدِر التغيير بمقاومة أقل
• تحسين العلاقات مع الشركاء وأصحاب المصلحة

This Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai programme brings these elements together in a practical format, so that participants understand not only what good practice looks like but also how to introduce it in their own setting, with the people and resources they have.

Who Should Attend This Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training?

صُمم هذا البرنامج من أجل:

• Records managers, archivists, and registrars in ministries, departments, and public agencies
• Project directors and managers of donor-financed projects funded by the World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN
• Procurement, contract administration, and financial management specialists in public bodies
• Document controllers and administrative officers in Project Implementation Units and Project Management Units
• Compliance, internal audit, and legal officers responsible for regulatory and statutory adherence
• Public sector information technology managers leading electronic document and records management initiatives
• Monitoring, evaluation, and knowledge management officers seeking to institutionalise project learning
• Civil servants and executive assistants handling cabinet, ministerial, or confidential correspondence
• Operations managers in state-owned enterprises and statutory regulatory commissions
• المديرون وكبار المسؤولين
• رؤساء الإدارات والوحدات
• المديرون المتوسطون وقادة الفرق

يناسب البرنامج المهنيين ذوي الخبرة وكذلك من ينتقلون إلى مسؤوليات جديدة. ونشجع المجموعات التي تضم مؤسسات ودولاً مختلفة، لأن المشاركين يتعلمون الكثير من تجارب بعضهم بعضاً.

Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Objectives

Upon successful completion of this Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training, participants will be able to:

• Align institutional record-keeping practices with ISO 15489, ISO 16175, and international open government standards
• Design and implement robust classification schemes, file plans, and metadata standards for public administration
• Formulate legally compliant records retention and disposal schedules for project and administrative documents
• Establish secure physical and digital document control protocols to support fiduciary audits and legal reviews
• Evaluate and deploy Electronic Document and Records Management Systems within public sector digital transformation plans
• Implement disaster preparedness, business continuity, and preservation strategies for vital physical and electronic archives
• Integrate knowledge management and institutional learning mechanisms to capture critical public sector experience
• شرح المناهج الحالية للقيادة في المؤسسات العامة والخاصة
• تحديد الاتجاه والأولويات لفرقهم
• قيادة الأفراد وتحفيزهم وتطويرهم

يُطبَّق كل هدف خلال البرنامج من خلال التمارين أو دراسات الحالة أو العمل الجماعي، بحيث يغادر المشاركون وهم قادرون على تنفيذه، لا على وصفه فحسب.

محتوى البرنامج وهيكله

Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Methodology

The training employs a participatory adult-learning methodology suited to senior administrators and technical specialists. Delivery combines expert-led presentations with hands-on exercises, including file plan design, retention schedule drafting, and digitisation workflow mapping. Participants examine authentic case examples of records management failures and successes in government ministries and donor-financed interventions. Facilitated group discussions, peer reviews, and practical simulations enable delegates to benchmark their home institutional systems against international standards and produce immediate, context-specific improvement strategies.

يجمع البرنامج بين:

• جلسات يقودها خبراء حول الممارسات الحالية
• دراسات حالة إقليمية ودولية
• عمل جماعي وتمارين عملية
• محاكاة ولعب أدوار حسب الحاجة
• مناقشة التحديات الخاصة بالمشاركين
• التعلم من الأقران عبر المؤسسات والدول
• أدوات ونماذج عملية تعود بها إلى العمل
• تأمل يومي وتخطيط للعمل

قبل البرنامج، يساعد تقييم مسبق قصير الميسّرين على فهم دور كل مشارك وأولوياته، بحيث يمكن تكييف الأمثلة والتمارين مع المجموعة. ويُختتم كل يوم بتأمل قصير يدوّن فيه المشاركون ما سيطبقونه في العمل.

النتائج المتوقعة

Upon completion of this Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training, participants will be able to:

• Produce standard-compliant file classification plans tailored to public agency and project workflows
• Draft legally defensible retention and disposal schedules that satisfy national laws and donor requirements
• Formulate operational procedures for incoming, outgoing, and internal official document control
• Specify core functional and security requirements for electronic records management software adoption
• Implement disaster management and physical preservation protocols for high-value government records
• Establish project closeout documentation systems that protect institutional memory and pass financial audits
• حدّد اتجاهاً وأولويات واضحة
• قيادة الفرق وتطويرها

يغادر المشاركون بخطة عمل شخصية وأدوات عملية يمكنهم استخدامها في مؤسساتهم منذ الأسبوع الأول من عودتهم. ويمكن للمؤسسات التي ترسل عدة مشاركين الاستفادة من البرنامج للاتفاق على أساليب ونماذج مشتركة بين الفرق، مما يسهّل استدامة التحسينات.

Institutional Application of Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training

يدعم هذا البرنامج المؤسسات في تعزيز:

• القيادة والإدارة
• تطوير الفرق
• إدارة التغيير
• التواصل
• إدارة الأداء

يعود المشاركون بأدوات عملية لتحسين:

• خطط الفرق
• التوجيه والإرشاد
• خطط التغيير
• التواصل مع أصحاب المصلحة
• مراجعات الأداء

صُمم البرنامج بحيث ينتقل التعلم من قاعة التدريب إلى المؤسسة. ويعمل المشاركون على عملياتهم ووثائقهم الخاصة كلما أمكن، ويغادرون بخطة عمل يمكن لمديريهم مراجعتها ودعمها.

الأهمية الإقليمية والتطبيق

أوروبا

تطبّق المؤسسات الأوروبية القيادة والإدارة والتواصل ضمن أطر تنظيمية مفصّلة وأجندات إصلاحية. ويمكن للمشاركين من أوروبا مقارنة ممارساتهم بممارسات زملائهم من مناطق أخرى، واختبار مدى نجاح الأساليب الراسخة في ظروف مختلفة.

أفريقيا

في أنحاء أفريقيا، تعمل الوزارات والهيئات وفرق المشاريع العاملة في مجالات القيادة والإدارة والتواصل بشكل متزايد إلى جانب برامج ممولة من الجهات المانحة تتطلب أنظمة وأدلة واضحة. ويساعد البرنامج المشاركين على تكييف الممارسات الجيدة مع المؤسسات والموارد التي يعملون بها.

الشرق الأوسط

في الشرق الأوسط، تفرض استراتيجيات التنمية الوطنية وخطط التنويع متطلبات متزايدة على القيادة والإدارة والتواصل. ويستكشف المشاركون كيفية بناء القدرات التي تحتاجها هذه الخطط داخل الجهات العامة والشركات.

آسيا

تجمع المؤسسات في أنحاء آسيا بين النمو السريع وبرامج التحديث الطموحة. ويمكن للمشاركين من آسيا تبادل خبراتهم في التوسع السريع في الأنظمة والتعلم من المناهج المتبعة في أماكن أخرى.

المحيط الهادئ

تواجه الدول الجزرية الصغيرة ودول المحيط الهادئ قيوداً خاصة تتعلق بالحجم والمسافة والقدرات. ويسلط البرنامج الضوء على مناهج عملية ومتناسبة في القيادة والإدارة والتواصل تلائم المؤسسات الأصغر حجماً.

Holding the programme in Dubai, United Arab Emirates brings participants together away from their daily pressures, so they can compare how leadership, management and communication is handled in different settings. The same programme can also be delivered in-house for one institution, in its own country or online, with cases taken from its current work.

لمحة عن البلد المضيف – الإمارات العربية المتحدة

برامج وورش عمل وزيارات ميدانية ودورات تدريبية في دبي، الإمارات العربية المتحدة من Risalat Consultants International

تمنح الدراسة خارج البلد الأصلي المشاركين وقتاً للتركيز، ونظرة جديدة إلى مؤسساتهم، وفرصة لبناء شبكة علاقات مع زملاء من دول أخرى.

Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Deliverables

يحصل المشاركون على الدعم قبل البرنامج وأثناءه وبعده، بحيث يشكّل التحضير والتعلم والمتابعة تجربة واحدة متصلة.

قبل البرنامج

• التقييم المسبق للمشاركين
• Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Readiness Assessment
• Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Resource Pack
• مواد قراءة تحضيرية
• دعم واستشارات مجانية بشأن التأشيرة

أثناء البرنامج

• الاستقبال من المطار والمساعدة عند الوصول
• Accommodation with breakfast: 6 nights, check-in Sunday 17 October 2027, check-out Saturday 23 October 2027 (one night before and one night after the programme)
• عشاء ترحيبي للتعارف
• حقيبة Risalat التدريبية (حقيبة، وقارورة، وكوب، وقميص، وقبعة، وغلاف جواز سفر، وأقلام، ودفتر، ومغناطيس وميدالية مفاتيح)
• Comprehensive Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Manual
• التقييم الذاتي للقيادة
• نموذج خطة تطوير الفريق
• نموذج خطة التغيير
• ورقة التحضير للتفاوض
• ورش عمل عملية ومحاكاة
• مناقشات جماعية وتعلم من الأقران
• غداء ومرطبات يومية
• الاستفادة الكاملة من مرافق مكان التدريب
• جهاز Mini Pad / جهاز لوحي مزود بمواد تعليمية رقمية
• زيارة ميدانية (حسب الاقتضاء)
• جولة ترفيهية في المدينة

بعد البرنامج

• شهادة الإتمام
• جائزة Risalat تقديراً للمشاركة في البرنامج
• مواد مرجعية بعد التدريب
• نموذج خطة التطوير الشخصي
• دليل محادثات التوجيه
• الدعم بعد التدريب وإرشادات المتابعة
• تقرير البرنامج

Institutions can also request a tailored in-house version of this programme, delivered at their premises or online. Request a proposal.

Common Challenges in Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai, And How This Training Helps

كيف يمكن للمؤسسات تحديد اتجاه وأولويات واضحة؟

The programme addresses this directly on the first day (Regulatory Frameworks, Information Governance, and ISO Standards), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

كيف يمكن للمؤسسات قيادة الفرق وتحفيزها خلال التغيير؟

The programme addresses this directly on the second day (Document Control Systems, Classification, and Metadata), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

كيف يمكن للمؤسسات التواصل والتفاوض بفعالية؟

The programme addresses this directly on the third day (Electronic Document and Records Management Systems (EDRMS) and Digitisation), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

كيف يمكن للمؤسسات إدارة الأداء بإنصاف؟

The programme addresses this directly on the fourth day (Retention, Appraisal, Disposition, and Archival Preservation), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

كيف يمكن للمؤسسات اتخاذ قرارات سليمة تحت الضغط؟

The programme addresses this directly on the fifth day (Knowledge Management, Learning Systems, and Programme Closeout), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

الأسئلة الشائعة

When and where does the Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai programme take place?

It runs from 18 Oct 2027 to 22 Oct 2027, in Dubai, United Arab Emirates. The registration deadline is shown at the top of this page.

من ينبغي أن يحضر؟

The programme is designed for records managers, archivists, and registrars in ministries, departments, and public agencies, project directors and managers of donor-financed projects funded by the World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN, procurement, contract administration, and financial management specialists in public bodies, document controllers and administrative officers in Project Implementation Units and Project Management Units, and others who want practical skills in leadership, management and communication.

هل سأحصل على شهادة؟

نعم. يحصل المشاركون الذين يُتمّون البرنامج على شهادة إتمام من Risalat Consultants International.

هل يمكن تقديم هذا البرنامج لمؤسستنا حصرياً؟

نعم. يمكننا تقديم نسخة مؤسسية مصممة خصيصاً في مقر مؤسستكم أو في مدينة أخرى أو عبر الإنترنت، مبنية حول حالاتكم الخاصة. استخدموا نموذج طلب العرض في هذه الصفحة.

هل أحتاج إلى خبرة سابقة في القيادة والإدارة والتواصل؟

لا يُشترط أي تخصص سوى الخبرة في دور ذي صلة. ويساعد تقييم مسبق قصير الميسّرين على تكييف الجلسات مع المجموعة.

Training courses in DubaiHR, Payroll & Administration training courses

المزيد من الدورات التدريبية في الإمارات العربية المتحدة · جميع البرامج في الشرق الأوسط · تقويم التدريب الكامل

Plan this programme in a roadmap: why it matters, why to approve it, the dates to plan and the career it builds.