Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai

Présentation du programme

Public institutions and donor-funded project units generate vast volumes of sensitive operational, financial, and strategic information daily. Without structured control, institutional memory deteriorates, statutory compliance fails, and project implementation suffers from delays. This 5-day professional course in Dubai equips civil servants and project personnel with the expertise required to design, operate, and modernise public records and archives systems. The curriculum adheres to established international standards, ensuring defensible audit trails, seamless information accessibility, and robust legal accountability across public operations.

Participants explore the entire information lifecycle, spanning mail management, active document registries, vital records preservation, and archival retention schedules. The programme bridges physical record-keeping with modern electronic document and records management systems, addressing data protection and cybersecurity risks. Delegates analyse practical workflows for procurement documentation, environmental safeguards, expenditure verifications, and statutory reporting. This focus ensures project administration aligns with the rigorous governance and fiduciary benchmarks expected by development finance institutions, international partners, and national oversight authorities.

Beyond traditional administrative filing, this course embeds knowledge management and institutional learning systems into routine public sector operations. Attendees learn to convert fragmented project data into reusable organisational knowledge assets, preventing institutional memory loss during administrative transitions or project closeouts. Through real-world case analyses, process mapping sessions, and policy design workshops, participants gain practical capabilities to lead digital transformation, maintain transparent audit-ready archives, and implement sustainable records management frameworks within their home ministries, statutory authorities, and international project implementation teams.

Ministries, public agencies, and project implementation units face unprecedented demands for fiscal transparency, rapid administrative digitisation, and strict audit compliance from international development partners. As public institutions execute complex national development strategies and donor-funded programmes, weak documentation control compromises procurement integrity, slows disbursement verifications, and risks non-compliance with legal mandates. Establishing rigorous records, archives, and institutional learning frameworks is now critical to safeguard public accountability, prevent the loss of institutional memory across political cycles, and support the verifiable delivery of public investments.

Delivered by Risalat Consultants International in Dubai, United Arab Emirates, it combines expert-led sessions, real cases and group work, so that participants can apply what they learn in their own institution.

The Programme Strengthens Institutional Capability

• Principles of public sector records governance: accountability, transparency, and statutory compliance
• International standards landscape: ISO 15489 (Records Management) and ICA records guidelines
• Records requirements of multilateral development banks: World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN frameworks
• The records lifecycle: creation, receipt, maintenance, appraisal, retention, and archival disposition
• Conducting an institutional records inventory and identifying compliance and operational risks
• Developing functional file plans, business classification schemes, and indexation structures
• Document control procedures: tracking incoming, internal, and outgoing public correspondence
• Metadata capture standards: applying ISO 23081 for record identity, context, and authenticity
• Réflexion stratégique et définition d'une orientation
• Diriger et faire progresser les équipes
• Prise de décision et résolution de problèmes
• Communication et influence

It is designed for records managers, archivists, and registrars in ministries, departments, and public agencies, project directors and managers of donor-financed projects funded by the World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN, procurement, contract administration, and financial management specialists in public bodies and others who want practical, current skills in leadership, management and communication.

The Growing Importance of Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai

Les institutions évoluent plus vite que jamais : nouvelles politiques, nouvelles technologies et nouvelles attentes des citoyens et des partenaires. Les dirigeants et managers capables de fixer un cap, de constituer des équipes et de gérer le changement font la différence entre les plans et les résultats.

Un bon leadership repose sur des compétences pratiques : décider, communiquer, négocier, faire progresser les personnes et conduire le changement. Ces compétences s'acquièrent et s'améliorent par la pratique et le retour d'expérience.

Les organisations ont de plus en plus besoin de professionnels capables de :

• Fixer une orientation et des priorités claires
• Diriger et motiver les équipes dans le changement
• Communiquer et négocier efficacement
• Gérer la performance de manière équitable
• Prendre de bonnes décisions sous pression

Des systèmes solides de leadership, de management et de communication aident les organisations à :

• Transformer les stratégies en résultats
• Constituer des équipes motivées et compétentes
• Gérer le changement en limitant les résistances
• Améliorer les relations avec les partenaires et les parties prenantes

This Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai programme brings these elements together in a practical format, so that participants understand not only what good practice looks like but also how to introduce it in their own setting, with the people and resources they have.

Who Should Attend This Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training?

Ce programme s'adresse à :

• Records managers, archivists, and registrars in ministries, departments, and public agencies
• Project directors and managers of donor-financed projects funded by the World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN
• Procurement, contract administration, and financial management specialists in public bodies
• Document controllers and administrative officers in Project Implementation Units and Project Management Units
• Compliance, internal audit, and legal officers responsible for regulatory and statutory adherence
• Public sector information technology managers leading electronic document and records management initiatives
• Monitoring, evaluation, and knowledge management officers seeking to institutionalise project learning
• Civil servants and executive assistants handling cabinet, ministerial, or confidential correspondence
• Operations managers in state-owned enterprises and statutory regulatory commissions
• Directeurs et cadres supérieurs
• Chefs de département et d'unité
• Cadres intermédiaires et chefs d'équipe

Le programme convient aussi bien aux professionnels expérimentés qu’à ceux qui prennent de nouvelles responsabilités. Les groupes réunissant plusieurs institutions et pays sont encouragés, car les participants apprennent beaucoup de l’expérience des autres.

Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Objectives

Upon successful completion of this Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training, participants will be able to:

• Align institutional record-keeping practices with ISO 15489, ISO 16175, and international open government standards
• Design and implement robust classification schemes, file plans, and metadata standards for public administration
• Formulate legally compliant records retention and disposal schedules for project and administrative documents
• Establish secure physical and digital document control protocols to support fiduciary audits and legal reviews
• Evaluate and deploy Electronic Document and Records Management Systems within public sector digital transformation plans
• Implement disaster preparedness, business continuity, and preservation strategies for vital physical and electronic archives
• Integrate knowledge management and institutional learning mechanisms to capture critical public sector experience
• Expliquer les approches actuelles du leadership dans les institutions publiques et privées
• Fixer l'orientation et les priorités de leur équipe
• Diriger, motiver et faire progresser les personnes

Chaque objectif est mis en pratique pendant le programme à travers des exercices, des études de cas ou des travaux de groupe, afin que les participants repartent capables de le faire, et pas seulement de le décrire.

Contenu et structure du programme

Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Methodology

The training employs a participatory adult-learning methodology suited to senior administrators and technical specialists. Delivery combines expert-led presentations with hands-on exercises, including file plan design, retention schedule drafting, and digitisation workflow mapping. Participants examine authentic case examples of records management failures and successes in government ministries and donor-financed interventions. Facilitated group discussions, peer reviews, and practical simulations enable delegates to benchmark their home institutional systems against international standards and produce immediate, context-specific improvement strategies.

Le programme associe :

• Sessions animées par des experts sur les pratiques actuelles
• Études de cas régionales et internationales
• Travaux de groupe et exercices pratiques
• Simulations et jeux de rôle le cas échéant
• Discussion des défis rencontrés par les participants dans l'exercice de leurs fonctions
• Apprentissage entre pairs, d'institutions et de pays différents
• Des outils et modèles pratiques à réutiliser au travail
• Réflexion quotidienne et plan d'action

Avant le programme, une courte pré-évaluation aide les animateurs à comprendre le rôle et les priorités de chaque participant, afin d’adapter les exemples et les exercices au groupe. Chaque journée se termine par une brève réflexion au cours de laquelle les participants notent ce qu’ils appliqueront dans leur travail.

Résultats attendus

Upon completion of this Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training, participants will be able to:

• Produce standard-compliant file classification plans tailored to public agency and project workflows
• Draft legally defensible retention and disposal schedules that satisfy national laws and donor requirements
• Formulate operational procedures for incoming, outgoing, and internal official document control
• Specify core functional and security requirements for electronic records management software adoption
• Implement disaster management and physical preservation protocols for high-value government records
• Establish project closeout documentation systems that protect institutional memory and pass financial audits
• Fixer une orientation et des priorités claires
• Diriger et faire progresser les équipes

Les participants repartent avec un plan d'action personnel et des outils pratiques utilisables dans leur institution dès la première semaine de retour. Les institutions qui envoient plusieurs participants peuvent s'appuyer sur le programme pour convenir de méthodes et de modèles communs entre équipes, ce qui facilite la pérennité des améliorations.

Institutional Application of Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training

Ce programme aide les organisations à renforcer :

• Leadership et management
• Développement d'équipe
• Gestion du changement
• Communication
• Gestion de la performance

Les participants repartent avec des outils pratiques pour améliorer :

• Plans d'équipe
• Coaching
• Plans de changement
• Communication avec les parties prenantes
• Entretiens d'évaluation

Le programme est conçu pour que l'apprentissage passe de la salle de formation à l'institution. Les participants travaillent, dans la mesure du possible, sur leurs propres processus et documents, et repartent avec un plan d'action que leurs responsables peuvent examiner et soutenir.

Pertinence régionale & mise en application

Europe

Les institutions européennes exercent le leadership, le management et la communication dans le cadre de réglementations détaillées et de programmes de réforme. Les participants venus d'Europe peuvent comparer leurs pratiques avec celles de collègues d'autres régions et vérifier comment des méthodes éprouvées fonctionnent dans d'autres conditions.

Afrique

En Afrique, les ministères, agences et équipes de projet œuvrant dans le leadership, le management et la communication travaillent de plus en plus aux côtés de programmes financés par les bailleurs qui exigent des systèmes clairs et des données probantes. Le programme aide les participants à adapter les bonnes pratiques aux institutions et aux ressources avec lesquelles ils travaillent.

Moyen-Orient

Au Moyen-Orient, les stratégies nationales de développement et les plans de diversification sollicitent de plus en plus le leadership, le management et la communication. Les participants examinent comment bâtir, au sein des organismes publics et des entreprises, les capacités dont ces plans ont besoin.

Asie

Les institutions asiatiques conjuguent croissance rapide et programmes de modernisation ambitieux. Les participants venus d'Asie peuvent partager leur expérience du déploiement rapide de systèmes à grande échelle et découvrir les approches adoptées ailleurs.

Pacifique

Les petits États insulaires et du Pacifique font face à des contraintes particulières de taille, de distance et de capacités. Le programme met en avant des approches pratiques et proportionnées du leadership, du management et de la communication, adaptées aux institutions de petite taille.

Holding the programme in Dubai, United Arab Emirates brings participants together away from their daily pressures, so they can compare how leadership, management and communication is handled in different settings. The same programme can also be delivered in-house for one institution, in its own country or online, with cases taken from its current work.

Profil du pays d'accueil – Émirats arabes unis

Programmes, ateliers, immersions et formations à Dubaï, EAU, par Risalat Consultants International

Se former hors de son pays permet aux participants de se concentrer, de porter un regard neuf sur leur propre institution et de constituer un réseau avec des collègues d'autres pays.

Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Deliverables

Les participants sont accompagnés avant, pendant et après le programme, afin que la préparation, l'apprentissage et le suivi forment une expérience continue.

Avant le programme

• Pré-évaluation des participants
• Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Readiness Assessment
• Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Resource Pack
• Lectures préparatoires
• Aide et conseils gratuits pour le visa

Pendant le programme

• Accueil à l'aéroport & assistance à l'arrivée
• Accommodation with breakfast: 6 nights, check-in Sunday 17 October 2027, check-out Saturday 23 October 2027 (one night before and one night after the programme)
• Dîner de bienvenue et de réseautage
• Kit de formation Risalat (sac, gourde, mug, t-shirt, casquette, protège-passeport, stylos, carnet, magnet & porte-clés)
• Comprehensive Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai Training Manual
• Autoévaluation du leadership
• Modèle de plan de développement d'équipe
• Modèle de plan de changement
• Fiche de préparation à la négociation
• Ateliers pratiques & simulations
• Discussions de groupe & apprentissage entre pairs
• Déjeuner et pauses-café quotidiens
• Accès complet aux installations du lieu de formation
• Mini tablette avec supports pédagogiques numériques
• Visite de terrain (le cas échéant)
• Visite récréative de la ville

Après le programme

• Certificat de participation
• Distinction Risalat de participation au programme
• Documents de référence après la formation
• Modèle de plan de développement personnel
• Guide d'entretien de coaching
• Accompagnement après la formation & conseils de suivi
• Rapport du programme

Institutions can also request a tailored in-house version of this programme, delivered at their premises or online. Request a proposal.

Common Challenges in Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai, And How This Training Helps

Comment les institutions peuvent-elles fixer une orientation et des priorités claires ?

The programme addresses this directly on the first day (Regulatory Frameworks, Information Governance, and ISO Standards), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles diriger et motiver les équipes dans le changement ?

The programme addresses this directly on the second day (Document Control Systems, Classification, and Metadata), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles communiquer et négocier efficacement ?

The programme addresses this directly on the third day (Electronic Document and Records Management Systems (EDRMS) and Digitisation), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles gérer la performance de manière équitable ?

The programme addresses this directly on the fourth day (Retention, Appraisal, Disposition, and Archival Preservation), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles prendre de bonnes décisions sous pression ?

The programme addresses this directly on the fifth day (Knowledge Management, Learning Systems, and Programme Closeout), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Questions fréquentes

When and where does the Records and Archives Management for Public Institutions in Dubai programme take place?

It runs from 18 Oct 2027 to 22 Oct 2027, in Dubai, United Arab Emirates. The registration deadline is shown at the top of this page.

Qui devrait participer ?

The programme is designed for records managers, archivists, and registrars in ministries, departments, and public agencies, project directors and managers of donor-financed projects funded by the World Bank, ADB, AfDB, EU, and UN, procurement, contract administration, and financial management specialists in public bodies, document controllers and administrative officers in Project Implementation Units and Project Management Units, and others who want practical skills in leadership, management and communication.

Recevrai-je un certificat ?

Oui. Les participants qui terminent le programme reçoivent un certificat de participation délivré par Risalat Consultants International.

Ce programme peut-il être dispensé pour notre seule institution ?

Oui. Nous pouvons proposer une version intra sur mesure dans vos locaux, dans une autre ville ou en ligne, construite autour de vos propres cas. Utilisez la demande de proposition sur cette page.

Faut-il une expérience préalable en leadership, management et communication ?

Aucune formation spécialisée n'est requise au-delà d'une expérience dans une fonction similaire. Une courte pré-évaluation aide les animateurs à adapter les sessions au groupe.

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Plan this programme in a roadmap: why it matters, why to approve it, the dates to plan and the career it builds.