Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon

Descripción del programa

Healthcare delivery systems depend heavily on the continuous availability and precision of clinical devices. This professional four-day programme in Lisbon equips participants with structured techniques to oversee biomedical assets from commissioning through decommissioning. Addressing practical challenges faced by public hospitals and donor-financed health interventions, the course delivers rigorous instruction on preventive maintenance scheduling, medical device calibration, regulatory alignment, and risk-based asset prioritisation to ensure clinical safety, minimise downtime, and protect institutional capital expenditure.

Delegates will focus directly on the governance and technical administration of intensive care and diagnostic assets. The curriculum explores standard operating procedures aligned with World Health Organisation guidance for medical equipment management, ISO 13485 quality systems, and IEC 62353 standards for recurrent testing of electrical medical devices. Through guided exercises, attendees learn to evaluate vendor service level agreements, manage spare parts inventories, and supervise calibration routines critical to life-support systems.

Moving beyond theoretical concepts, the training offers intensive exposure to operational planning tools. Participants develop robust digital asset registers, construct phased servicing schedules, and apply audit methodologies designed to detect maintenance deficits before equipment failure occurs. By the conclusion of the workshop, attendees possess the administrative and technical competencies required to lead equipment maintenance units, satisfy external statutory audits, and maximise the working lifespans of critical care machinery.

Public healthcare facilities and development programmes have integrated substantial volumes of advanced critical care and diagnostic technologies to address public health emergencies, notably through interventions like the Zimbabwe COVID-19 Emergency Response Project. Without structured maintenance schedules, lifecycle tracking, and disciplined service contract management, these vital capital investments face premature breakdown, leaving health systems vulnerable. Establishing professional maintenance planning and asset auditing systems safeguards these resources, guarantees continuity of patient care, and ensures accountability to national health authorities and international financing institutions.

Delivered by Risalat Consultants International in Lisbon, Portugal, it combines expert-led sessions, real cases and group work, so that participants can apply what they learn in their own institution.

The Programme Strengthens Institutional Capability

• Core principles of healthcare technology management based on World Health Organisation guidelines
• Structuring institutional asset inventories using standardised medical device nomenclature
• Assessing initial acceptance, commissioning, and barcoding protocols for arriving hospital machinery
• Application of ISO 13485 and ISO 14971 standards to institutional maintenance operations
• Establishing baseline registers and functional condition rating matrices for capital equipment
• Developing scheduled preventive maintenance routines versus corrective breakdown interventions
• Risk-based equipment prioritisation and assigning maintenance intervals for critical care devices
• Work order processing, documentation management, and tracking mean time to repair
• Evaluación de riesgos de fraude y registros de riesgos de fraude
• Diseño y prueba de los controles internos
• El modelo de las Tres Líneas y el papel de la supervisión
• Planificación, evidencia y documentación de la auditoría

It is designed for biomedical engineers and clinical technicians working in referral and district public hospitals, hospital asset register coordinators and medical equipment inventory officers, hospital support directors and health infrastructure administrators and others who want practical, current skills in fraud, audit and internal control.

The Growing Importance of Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon

Se espera que los organismos públicos y los proyectos financiados por donantes demuestren que los fondos se utilizan para el fin previsto. Los auditores, los órganos de control y los financiadores miran cada vez más allá de los estados financieros, hacia los controles, los registros y los comportamientos que los sustentan.

Las debilidades de fraude y de control rara vez obedecen a un único fallo. Crecen donde las funciones no están claras, los registros están incompletos y no se da seguimiento a las señales de alerta. Los equipos que entienden cómo se produce el fraude y cómo lo detienen los controles protegen tanto a su institución como a las personas a las que sirve.

Las organizaciones necesitan cada vez más profesionales capaces de:

• Identificar y calificar los riesgos de fraude y de control en sus propios procesos
• Diseñar controles proporcionados y verificables
• Reunir y documentar evidencias de auditoría fiables
• Reconocer pronto las señales de alerta y escalarlas correctamente
• Convertir las observaciones en acciones prácticas y acordadas

Unos sistemas sólidos de prevención del fraude, auditoría y control interno ayudan a las organizaciones a:

• Reducir las pérdidas y los gastos no admisibles
• Superar las auditorías externas con menos observaciones
• Reforzar la confianza de los financiadores y la ciudadanía
• Responder a las denuncias de forma justa y documentada

This Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon programme brings these elements together in a practical format, so that participants understand not only what good practice looks like but also how to introduce it in their own setting, with the people and resources they have.

Who Should Attend This Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training?

Este programa está dirigido a:

• Biomedical engineers and clinical technicians working in referral and district public hospitals
• Hospital asset register coordinators and medical equipment inventory officers
• Hospital support directors and health infrastructure administrators
• Project management unit engineers coordinating donor-financed health equipment portfolios
• Ministry of health medical logistics, maintenance, and clinical engineering officers
• Clinical audit and healthcare quality assurance personnel
• Public procurement specialists managing medical equipment maintenance and supply contracts
• Facilities management heads responsible for auxiliary power and hospital medical gas infrastructure
• Auditores internos y responsables de auditoría
• Gerentes financieros y contables
• Responsables de cumplimiento y riesgos
• Responsables y gerentes de contratación

El programa es adecuado tanto para profesionales con experiencia como para quienes asumen nuevas responsabilidades. Se fomentan los grupos que mezclan instituciones y países, porque los participantes aprenden mucho de la experiencia de los demás.

Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training Objectives

Upon successful completion of this Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training, participants will be able to:

• Construct comprehensive digital biomedical equipment inventories aligned with international naming systems
• Design scheduled preventive maintenance programmes for intensive care and general clinical apparatus
• Formulate rigorous service level agreements and warranty monitoring protocols for private vendors
• Conduct electrical safety and calibration testing procedures in compliance with IEC 62353 standards
• Implement risk-based auditing methodologies to determine physical condition and operational readiness of hospital assets
• Establish spare parts supply chain protocols to reduce critical equipment turnaround and downtime
• Calculate lifecycle asset depreciation and total cost of ownership to inform capital replacement budgets
• Explicar cómo y por qué se produce el fraude, utilizando modelos reconocidos de riesgo de fraude
• Realizar una evaluación de riesgos de fraude y de control de un proceso real
• Vincular los controles con los riesgos mediante el modelo de las Tres Líneas

Cada objetivo se practica durante el programa mediante ejercicios, casos o trabajo en grupo, de modo que los participantes salgan siendo capaces de hacerlo, no solo de describirlo.

Contenido y estructura del programa

Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training Methodology

The training employs a practical, adult-learning methodology suited to professional engineers and public sector managers. Delivered in person in Lisbon, the programme alternates between interactive presentations of international frameworks and hands-on laboratory-style planning sessions. Delegates work with realistic clinical equipment registers, scrutinise genuine service contract scenarios, and perform guided auditing exercises. Structured peer discussions allow participants to address operational bottlenecks encountered in their home institutions, culminating in the construction of tailored equipment maintenance schedules and institutional audit frameworks.

El programa combina:

• Sesiones dirigidas por expertos sobre la práctica actual
• Estudios de caso regionales e internacionales
• Trabajo en grupo y ejercicios prácticos
• Simulaciones y juegos de rol cuando proceda
• Análisis de los desafíos propios de los participantes
• Aprendizaje entre pares de distintas instituciones y países
• Herramientas y plantillas prácticas para llevar al trabajo
• Reflexión diaria y planificación de acciones

Antes del programa, una breve evaluación previa ayuda a los facilitadores a comprender la función y las prioridades de cada participante, para adaptar los ejemplos y ejercicios al grupo. Cada jornada termina con una breve reflexión en la que los participantes anotan lo que aplicarán en su trabajo.

Resultados esperados

Upon completion of this Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training, participants will be able to:

• Ability to build and modernise institutional medical equipment registers using digital databases
• Capacity to schedule and supervise routine preventive maintenance on intensive care technologies
• Competence in drafting, negotiating, and auditing third-party biomedical service contracts
• Proficiency in executing safety and calibration checks according to international standards
• Skills to lead technical asset verification audits for donor-funded healthcare investments
• Readiness to formulate lifecycle replacement and decommissioning strategies for public facilities
• Evaluar los riesgos de fraude y de control en sus propios procesos
• Diseñar y probar controles proporcionados

Los participantes se marchan con un plan de acción personal y herramientas prácticas que pueden utilizar en su institución desde la primera semana de regreso. Las instituciones que envían a varios participantes pueden aprovechar el programa para acordar métodos y plantillas comunes entre equipos, lo que facilita mantener las mejoras.

Institutional Application of Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training

Este programa ayuda a las organizaciones a fortalecer:

• Gestión de los riesgos de fraude y corrupción
• Marcos de control interno
• Mecanismos de auditoría y supervisión
• Seguimiento de las observaciones de auditoría
• Integridad y canales de denuncia

Los participantes regresan con herramientas prácticas para mejorar:

• Registros de riesgos y mapas de controles
• Planificación y pruebas de auditoría
• Evidencia y documentación
• Informes a la dirección y a los consejos
• Prevención de gastos no admisibles

El programa está concebido para que el aprendizaje pase del aula a la institución. Siempre que es posible, los participantes trabajan con sus propios procesos y documentos, y se marchan con un plan de acción que sus responsables pueden revisar y respaldar.

Pertinencia y aplicación regionales

Europa

Las instituciones europeas aplican la gestión del fraude, la auditoría y el control interno dentro de marcos normativos detallados y agendas de reforma. Los participantes de Europa pueden comparar su práctica con la de colegas de otras regiones y comprobar cómo funcionan los métodos consolidados en condiciones diferentes.

África

En toda África, los ministerios, organismos y equipos de proyecto que trabajan en fraude, auditoría y control interno operan cada vez más junto a programas financiados por donantes que exigen sistemas y evidencias claros. El programa ayuda a los participantes a adaptar las buenas prácticas a las instituciones y los recursos con los que trabajan.

Oriente Medio

En Oriente Medio, las estrategias nacionales de desarrollo y los planes de diversificación imponen exigencias crecientes en materia de fraude, auditoría y control interno. Los participantes estudian cómo desarrollar dentro de los organismos públicos y las empresas las capacidades que estos planes requieren.

Asia

Las instituciones de toda Asia combinan un rápido crecimiento con ambiciosos programas de modernización. Los participantes de Asia pueden compartir su experiencia en el escalamiento rápido de sistemas y conocer los enfoques utilizados en otros lugares.

Pacífico

Los pequeños Estados insulares y del Pacífico afrontan limitaciones particulares de tamaño, distancia y capacidad. El programa destaca enfoques prácticos y proporcionados en materia de fraude, auditoría y control interno, adecuados para instituciones más pequeñas.

Holding the programme in Lisbon, Portugal brings participants together away from their daily pressures, so they can compare how fraud, audit and internal control is handled in different settings. The same programme can also be delivered in-house for one institution, in its own country or online, with cases taken from its current work.

Host Country Profile – Portugal

Training programmes and study tours in Lisbon suit professionals focusing on public sector governance, maritime affairs, renewable energy, and urban administration. Delegates attend from across Europe, North Africa, and Portuguese-speaking nations in Africa and South America.

Estudiar fuera de su país ofrece a los participantes tiempo para concentrarse, una mirada nueva sobre su propia institución y la oportunidad de crear una red con colegas de otros países.

Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training Deliverables

Los participantes reciben apoyo antes, durante y después del programa, de modo que la preparación, el aprendizaje y el seguimiento formen una experiencia continua.

Antes del programa

• Evaluación previa del participante
• Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Readiness Assessment
• Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Resource Pack
• Materiales de lectura preparatoria
• Apoyo y asesoramiento gratuitos para el visado

Durante el programa

• Recogida en el aeropuerto y asistencia de bienvenida
• Alojamiento con desayuno
• Cena de bienvenida y networking
• Kit de formación de Risalat (bolsa, botella, taza, camiseta, gorra, funda de pasaporte, bolígrafos, cuaderno, imán y llavero)
• Comprehensive Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training Manual
• Plantilla de registro de riesgos de fraude
• Matriz de mapeo de controles
• Lista de verificación de evidencias de auditoría
• Registro de seguimiento de observaciones
• Talleres prácticos y simulaciones
• Debates en grupo y aprendizaje entre pares
• Almuerzo y refrigerios diarios
• Acceso completo a las instalaciones de la sede de formación
• Mini Pad / tableta con materiales didácticos digitales
• Visita de campo (cuando proceda)
• Recorrido turístico por la ciudad

Después del programa

• Certificado de finalización
• Reconocimiento a la participación en programas de Risalat
• Materiales de consulta posteriores a la formación
• Guía de autoevaluación del riesgo de fraude
• Lista de verificación de pruebas de control
• Apoyo posterior a la formación y orientación de seguimiento
• Informe del programa

Las instituciones también pueden solicitar una versión interna de este programa adaptada a sus necesidades, impartida en sus instalaciones o en línea. Solicitar una propuesta.

Common Challenges in Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon, And How This Training Helps

¿Cómo pueden las instituciones identificar y valorar los riesgos de fraude y de control en sus propios procesos?

The programme addresses this directly on the first day (Biomedical Asset Registration, Classification, and Regulatory Frameworks), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

¿Cómo pueden las instituciones diseñar controles proporcionados y verificables?

The programme addresses this directly on the second day (Maintenance Strategies, Planning, and Technical Servicing Schedules), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

¿Cómo pueden las instituciones reunir y documentar evidencias de auditoría fiables?

The programme addresses this directly on the third day (Vendor Contracts, Spare Parts Management, and Calibration Audits), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

¿Cómo pueden las instituciones detectar a tiempo las señales de alerta y escalarlas correctamente?

The programme addresses this directly on the fourth day (Operational Auditing, Capital Renewal, and Action Plan Formulation), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

¿Cómo pueden las instituciones convertir las conclusiones en acciones prácticas y consensuadas?

The programme addresses this directly on the first day (Biomedical Asset Registration, Classification, and Regulatory Frameworks), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Preguntas frecuentes

When and where does the Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon programme take place?

It runs from 15 Mar 2027 to 18 Mar 2027, in Lisbon, Portugal. The registration deadline is shown at the top of this page.

¿Quién debería asistir?

The programme is designed for biomedical engineers and clinical technicians working in referral and district public hospitals, hospital asset register coordinators and medical equipment inventory officers, hospital support directors and health infrastructure administrators, project management unit engineers coordinating donor-financed health equipment portfolios, and others who want practical skills in fraud, audit and internal control.

¿Recibiré un certificado?

Sí. Los participantes que completan el programa reciben un Certificado de finalización de Risalat Consultants International.

¿Puede impartirse este programa solo para nuestra institución?

Sí. Podemos impartir una versión interna a medida en sus instalaciones, en otra ciudad o en línea, construida en torno a sus propios casos. Utilice la solicitud de propuesta de esta página.

¿Necesito experiencia previa en fraude, auditoría y control interno?

No se requiere formación especializada más allá de la experiencia en un puesto afín. Una breve evaluación previa ayuda a los facilitadores a adaptar las sesiones al grupo.

Training courses in LisbonHealthcare training courses

Other dates and cities for this subject: Financial Management for Donor-Funded Projects training courses (62 upcoming dates).

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