Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon

Présentation du programme

Healthcare delivery systems depend heavily on the continuous availability and precision of clinical devices. This professional four-day programme in Lisbon equips participants with structured techniques to oversee biomedical assets from commissioning through decommissioning. Addressing practical challenges faced by public hospitals and donor-financed health interventions, the course delivers rigorous instruction on preventive maintenance scheduling, medical device calibration, regulatory alignment, and risk-based asset prioritisation to ensure clinical safety, minimise downtime, and protect institutional capital expenditure.

Delegates will focus directly on the governance and technical administration of intensive care and diagnostic assets. The curriculum explores standard operating procedures aligned with World Health Organisation guidance for medical equipment management, ISO 13485 quality systems, and IEC 62353 standards for recurrent testing of electrical medical devices. Through guided exercises, attendees learn to evaluate vendor service level agreements, manage spare parts inventories, and supervise calibration routines critical to life-support systems.

Moving beyond theoretical concepts, the training offers intensive exposure to operational planning tools. Participants develop robust digital asset registers, construct phased servicing schedules, and apply audit methodologies designed to detect maintenance deficits before equipment failure occurs. By the conclusion of the workshop, attendees possess the administrative and technical competencies required to lead equipment maintenance units, satisfy external statutory audits, and maximise the working lifespans of critical care machinery.

Public healthcare facilities and development programmes have integrated substantial volumes of advanced critical care and diagnostic technologies to address public health emergencies, notably through interventions like the Zimbabwe COVID-19 Emergency Response Project. Without structured maintenance schedules, lifecycle tracking, and disciplined service contract management, these vital capital investments face premature breakdown, leaving health systems vulnerable. Establishing professional maintenance planning and asset auditing systems safeguards these resources, guarantees continuity of patient care, and ensures accountability to national health authorities and international financing institutions.

Delivered by Risalat Consultants International in Lisbon, Portugal, it combines expert-led sessions, real cases and group work, so that participants can apply what they learn in their own institution.

The Programme Strengthens Institutional Capability

• Core principles of healthcare technology management based on World Health Organisation guidelines
• Structuring institutional asset inventories using standardised medical device nomenclature
• Assessing initial acceptance, commissioning, and barcoding protocols for arriving hospital machinery
• Application of ISO 13485 and ISO 14971 standards to institutional maintenance operations
• Establishing baseline registers and functional condition rating matrices for capital equipment
• Developing scheduled preventive maintenance routines versus corrective breakdown interventions
• Risk-based equipment prioritisation and assigning maintenance intervals for critical care devices
• Work order processing, documentation management, and tracking mean time to repair
• Évaluation des risques de fraude et registres des risques de fraude
• Conception et test des contrôles internes
• Le modèle des trois lignes et le rôle du contrôle
• Planification de l'audit, preuves et documentation

It is designed for biomedical engineers and clinical technicians working in referral and district public hospitals, hospital asset register coordinators and medical equipment inventory officers, hospital support directors and health infrastructure administrators and others who want practical, current skills in fraud, audit and internal control.

The Growing Importance of Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon

Les organismes publics et les projets financés par les bailleurs doivent démontrer que les fonds sont utilisés aux fins prévues. Les auditeurs, les organes de contrôle et les bailleurs regardent de plus en plus au-delà des états financiers, vers les contrôles, les registres et les comportements qui les sous-tendent.

Les faiblesses en matière de fraude et de contrôle proviennent rarement d'une défaillance unique. Elles se développent là où les rôles sont flous, les registres incomplets et les signaux d'alerte non suivis. Les équipes qui comprennent comment la fraude se produit, et comment les contrôles l'empêchent, protègent à la fois leur institution et les personnes qu'elle sert.

Les organisations ont de plus en plus besoin de professionnels capables de :

• Identifier et coter les risques de fraude et de contrôle dans leurs propres processus
• Concevoir des contrôles proportionnés et testables
• Recueillir et documenter des preuves d'audit fiables
• Repérer tôt les signaux d'alerte et les signaler correctement
• Transformer les constats en actions concrètes et convenues

Des systèmes solides de lutte contre la fraude, d'audit et de contrôle interne aident les organisations à :

• Réduire les pertes et les dépenses inéligibles
• Réussir les audits externes avec moins de constats
• Renforcer la confiance des bailleurs et des citoyens
• Traiter les allégations de manière équitable et documentée

This Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon programme brings these elements together in a practical format, so that participants understand not only what good practice looks like but also how to introduce it in their own setting, with the people and resources they have.

Who Should Attend This Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training?

Ce programme s'adresse à :

• Biomedical engineers and clinical technicians working in referral and district public hospitals
• Hospital asset register coordinators and medical equipment inventory officers
• Hospital support directors and health infrastructure administrators
• Project management unit engineers coordinating donor-financed health equipment portfolios
• Ministry of health medical logistics, maintenance, and clinical engineering officers
• Clinical audit and healthcare quality assurance personnel
• Public procurement specialists managing medical equipment maintenance and supply contracts
• Facilities management heads responsible for auxiliary power and hospital medical gas infrastructure
• Auditeurs internes et responsables d'audit
• Responsables financiers et comptables
• Responsables de la conformité et des risques
• Responsables et chargés de la passation des marchés

Le programme convient aussi bien aux professionnels expérimentés qu’à ceux qui prennent de nouvelles responsabilités. Les groupes réunissant plusieurs institutions et pays sont encouragés, car les participants apprennent beaucoup de l’expérience des autres.

Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training Objectives

Upon successful completion of this Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training, participants will be able to:

• Construct comprehensive digital biomedical equipment inventories aligned with international naming systems
• Design scheduled preventive maintenance programmes for intensive care and general clinical apparatus
• Formulate rigorous service level agreements and warranty monitoring protocols for private vendors
• Conduct electrical safety and calibration testing procedures in compliance with IEC 62353 standards
• Implement risk-based auditing methodologies to determine physical condition and operational readiness of hospital assets
• Establish spare parts supply chain protocols to reduce critical equipment turnaround and downtime
• Calculate lifecycle asset depreciation and total cost of ownership to inform capital replacement budgets
• Expliquer comment et pourquoi la fraude se produit, à l'aide de modèles reconnus de risque de fraude
• Réaliser une évaluation des risques de fraude et de contrôle sur un processus réel
• Rattacher les contrôles aux risques selon le modèle des trois lignes

Chaque objectif est mis en pratique pendant le programme à travers des exercices, des études de cas ou des travaux de groupe, afin que les participants repartent capables de le faire, et pas seulement de le décrire.

Contenu et structure du programme

Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training Methodology

The training employs a practical, adult-learning methodology suited to professional engineers and public sector managers. Delivered in person in Lisbon, the programme alternates between interactive presentations of international frameworks and hands-on laboratory-style planning sessions. Delegates work with realistic clinical equipment registers, scrutinise genuine service contract scenarios, and perform guided auditing exercises. Structured peer discussions allow participants to address operational bottlenecks encountered in their home institutions, culminating in the construction of tailored equipment maintenance schedules and institutional audit frameworks.

Le programme associe :

• Sessions animées par des experts sur les pratiques actuelles
• Études de cas régionales et internationales
• Travaux de groupe et exercices pratiques
• Simulations et jeux de rôle le cas échéant
• Discussion des défis rencontrés par les participants dans l'exercice de leurs fonctions
• Apprentissage entre pairs, d'institutions et de pays différents
• Des outils et modèles pratiques à réutiliser au travail
• Réflexion quotidienne et plan d'action

Avant le programme, une courte pré-évaluation aide les animateurs à comprendre le rôle et les priorités de chaque participant, afin d’adapter les exemples et les exercices au groupe. Chaque journée se termine par une brève réflexion au cours de laquelle les participants notent ce qu’ils appliqueront dans leur travail.

Résultats attendus

Upon completion of this Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training, participants will be able to:

• Ability to build and modernise institutional medical equipment registers using digital databases
• Capacity to schedule and supervise routine preventive maintenance on intensive care technologies
• Competence in drafting, negotiating, and auditing third-party biomedical service contracts
• Proficiency in executing safety and calibration checks according to international standards
• Skills to lead technical asset verification audits for donor-funded healthcare investments
• Readiness to formulate lifecycle replacement and decommissioning strategies for public facilities
• Évaluer les risques de fraude et de contrôle dans leurs propres processus
• Concevoir et tester des contrôles proportionnés

Les participants repartent avec un plan d'action personnel et des outils pratiques utilisables dans leur institution dès la première semaine de retour. Les institutions qui envoient plusieurs participants peuvent s'appuyer sur le programme pour convenir de méthodes et de modèles communs entre équipes, ce qui facilite la pérennité des améliorations.

Institutional Application of Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training

Ce programme aide les organisations à renforcer :

• Gestion des risques de fraude et de corruption
• Cadres de contrôle interne
• Dispositifs d'audit et de contrôle
• Suivi des constats d'audit
• Intégrité et canaux de signalement

Les participants repartent avec des outils pratiques pour améliorer :

• Registres des risques et cartographies des contrôles
• Planification et tests d'audit
• Preuves et documentation
• Rapports à la direction et aux conseils d'administration
• Prévention des dépenses inéligibles

Le programme est conçu pour que l'apprentissage passe de la salle de formation à l'institution. Les participants travaillent, dans la mesure du possible, sur leurs propres processus et documents, et repartent avec un plan d'action que leurs responsables peuvent examiner et soutenir.

Pertinence régionale & mise en application

Europe

Les institutions européennes traitent la fraude, l'audit et le contrôle interne dans des cadres réglementaires détaillés et des programmes de réforme. Les participants européens peuvent comparer leurs pratiques avec celles de collègues d'autres régions et vérifier comment des méthodes éprouvées fonctionnent dans d'autres conditions.

Afrique

Partout en Afrique, les ministères, organismes et équipes de projet qui interviennent dans la lutte contre la fraude, l'audit et le contrôle interne travaillent de plus en plus aux côtés de programmes financés par les bailleurs, qui attendent des systèmes et des données probantes clairs. Le programme aide les participants à adapter les bonnes pratiques aux institutions et aux ressources dont ils disposent.

Moyen-Orient

Au Moyen-Orient, les stratégies nationales de développement et les plans de diversification imposent des exigences croissantes en matière de fraude, d'audit et de contrôle interne. Les participants examinent comment développer, au sein des organismes publics et des entreprises, les capacités dont ces plans ont besoin.

Asie

Les institutions asiatiques conjuguent croissance rapide et programmes de modernisation ambitieux. Les participants venus d'Asie peuvent partager leur expérience du déploiement rapide de systèmes à grande échelle et découvrir les approches adoptées ailleurs.

Pacifique

Les petits États insulaires et du Pacifique font face à des contraintes particulières de taille, de distance et de capacités. Le programme met en avant des approches pratiques et proportionnées en matière de fraude, d'audit et de contrôle interne, adaptées aux petites institutions.

Holding the programme in Lisbon, Portugal brings participants together away from their daily pressures, so they can compare how fraud, audit and internal control is handled in different settings. The same programme can also be delivered in-house for one institution, in its own country or online, with cases taken from its current work.

Host Country Profile – Portugal

Training programmes and study tours in Lisbon suit professionals focusing on public sector governance, maritime affairs, renewable energy, and urban administration. Delegates attend from across Europe, North Africa, and Portuguese-speaking nations in Africa and South America.

Se former hors de son pays permet aux participants de se concentrer, de porter un regard neuf sur leur propre institution et de constituer un réseau avec des collègues d'autres pays.

Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training Deliverables

Les participants sont accompagnés avant, pendant et après le programme, afin que la préparation, l'apprentissage et le suivi forment une expérience continue.

Avant le programme

• Pré-évaluation des participants
• Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Readiness Assessment
• Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Resource Pack
• Lectures préparatoires
• Aide et conseils gratuits pour le visa

Pendant le programme

• Accueil à l'aéroport & assistance à l'arrivée
• Hébergement avec petit-déjeuner
• Dîner de bienvenue et de réseautage
• Kit de formation Risalat (sac, gourde, mug, t-shirt, casquette, protège-passeport, stylos, carnet, magnet & porte-clés)
• Comprehensive Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon Training Manual
• Modèle de registre des risques de fraude
• Matrice de cartographie des contrôles
• Liste de contrôle des preuves d'audit
• Outil de suivi des constats et des actions
• Ateliers pratiques & simulations
• Discussions de groupe & apprentissage entre pairs
• Déjeuner et pauses-café quotidiens
• Accès complet aux installations du lieu de formation
• Mini tablette avec supports pédagogiques numériques
• Visite de terrain (le cas échéant)
• Visite récréative de la ville

Après le programme

• Certificat de participation
• Distinction Risalat de participation au programme
• Documents de référence après la formation
• Guide d'autoévaluation des risques de fraude
• Liste de contrôle des tests de contrôles
• Accompagnement après la formation & conseils de suivi
• Rapport du programme

Les institutions peuvent aussi demander une version intra sur mesure de ce programme, dispensée dans leurs locaux ou en ligne. Demander une proposition.

Common Challenges in Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon, And How This Training Helps

Comment les institutions peuvent-elles identifier et évaluer les risques de fraude et de contrôle dans leurs propres processus ?

The programme addresses this directly on the first day (Biomedical Asset Registration, Classification, and Regulatory Frameworks), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles concevoir des contrôles proportionnés et vérifiables ?

The programme addresses this directly on the second day (Maintenance Strategies, Planning, and Technical Servicing Schedules), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles recueillir et documenter des preuves d'audit fiables ?

The programme addresses this directly on the third day (Vendor Contracts, Spare Parts Management, and Calibration Audits), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles repérer tôt les signaux d'alerte et les faire remonter correctement ?

The programme addresses this directly on the fourth day (Operational Auditing, Capital Renewal, and Action Plan Formulation), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles transformer les constats en actions concrètes et concertées ?

The programme addresses this directly on the first day (Biomedical Asset Registration, Classification, and Regulatory Frameworks), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Questions fréquentes

When and where does the Biomedical Equipment Maintenance Planning and Auditing in Lisbon programme take place?

It runs from 15 Mar 2027 to 18 Mar 2027, in Lisbon, Portugal. The registration deadline is shown at the top of this page.

Qui devrait participer ?

The programme is designed for biomedical engineers and clinical technicians working in referral and district public hospitals, hospital asset register coordinators and medical equipment inventory officers, hospital support directors and health infrastructure administrators, project management unit engineers coordinating donor-financed health equipment portfolios, and others who want practical skills in fraud, audit and internal control.

Recevrai-je un certificat ?

Oui. Les participants qui terminent le programme reçoivent un certificat de participation délivré par Risalat Consultants International.

Ce programme peut-il être dispensé pour notre seule institution ?

Oui. Nous pouvons proposer une version intra sur mesure dans vos locaux, dans une autre ville ou en ligne, construite autour de vos propres cas. Utilisez la demande de proposition sur cette page.

Faut-il une expérience préalable en fraude, audit et contrôle interne ?

Aucune formation spécialisée n'est requise au-delà d'une expérience dans une fonction similaire. Une courte pré-évaluation aide les animateurs à adapter les sessions au groupe.

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