Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali

Présentation du programme

Managing international technical assistance requires rigorous governance, clear procurement alignment, and intentional institutional capacity building. Executing agencies and Project Implementation Units (PIUs) frequently deploy external advisory teams under multilateral funding frameworks. However, without structured contract management and robust absorption systems, investments risk creating operational dependencies rather than durable public sector capability. This three-day executive programme in Kigali equips public managers with practical systems to supervise, monitor, and extract strategic value from international consultancies.

Delegates will examine the lifecycle of technical assistance operations, from precision structuring of Terms of Reference (ToRs) to final contract closeout. The curriculum covers fiduciary governance, delivery-linked payment frameworks, and active performance supervision under standard multilateral development bank regulations. Emphasis is placed on managing the complex relationship between external technical specialists and national counterparts, ensuring that consultant activities align directly with national institutional mandates and project development objectives.

A central component of the workshop focuses on sustainable skills transmission and institutional memory preservation. Participants will develop operational frameworks for counterpart twinning, intellectual property retention, and structured workflow handover. By examining real-world delivery instruments, public sector leaders will leave prepared to enforce accountability, manage professional performance, and embed knowledge directly into civil service structures before the conclusion of technical assistance assignments.

Public agencies across West Africa, including in Benin, are deploying significant international advisory support funded through multilateral lenders, as illustrated by recent operations requiring international technical assistance teams for large-scale institutional modernisation. The success of these operations depends on the procuring agency's ability to direct external expertise, enforce contractual milestones, and safeguard technical transfer rather than relying indefinitely on external delivery systems. Strengthening counterpart oversight and knowledge retention is essential to ensure donor-financed reforms build lasting sovereign administrative capacity.

Proposé par Risalat Consultants International à Kigali (Rwanda), il associe sessions animées par des experts, cas réels et travaux de groupe, afin que les participants puissent appliquer leurs acquis dans leur propre institution.

The Programme Strengthens Institutional Capability

• Aligning Technical Assistance requirements with multilateral procurement regulations and project development objectives
• Drafting enforceable Terms of Reference: Scope boundaries, output specifications, and delivery timelines
• Structuring consultant remuneration: Time-based versus lump-sum contracts and deliverable-linked payment milestones
• Establishing the governance architecture: PIU reporting lines, counterpart designations, and advisory steering committees
• Workshop on evaluating technical proposals and validating proposed methodology transfer mechanisms
• Inception phase oversight: Reviewing inception reports, baseline validations, and detailed work plans
• Active technical supervision: Monitoring consultant presence, field inputs, and milestone deliverables
• Fiduciary oversight: Validating timesheets, reimbursable expenses, and deliverable verification protocols
• Réflexion stratégique et définition d'une orientation
• Diriger et faire progresser les équipes
• Prise de décision et résolution de problèmes
• Communication et influence

It is designed for project Implementation Unit (PIU) directors, public procurement directors and senior procurement specialists, human resources development managers in ministries and state agencies and others who want practical, current skills in leadership, management and communication.

The Growing Importance of Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali

Les institutions évoluent plus vite que jamais : nouvelles politiques, nouvelles technologies et nouvelles attentes des citoyens et des partenaires. Les dirigeants et managers capables de fixer un cap, de constituer des équipes et de gérer le changement font la différence entre les plans et les résultats.

Un bon leadership repose sur des compétences pratiques : décider, communiquer, négocier, faire progresser les personnes et conduire le changement. Ces compétences s'acquièrent et s'améliorent par la pratique et le retour d'expérience.

Les organisations ont de plus en plus besoin de professionnels capables de :

• Fixer une orientation et des priorités claires
• Diriger et motiver les équipes dans le changement
• Communiquer et négocier efficacement
• Gérer la performance de manière équitable
• Prendre de bonnes décisions sous pression

Des systèmes solides de leadership, de management et de communication aident les organisations à :

• Transformer les stratégies en résultats
• Constituer des équipes motivées et compétentes
• Gérer le changement en limitant les résistances
• Améliorer les relations avec les partenaires et les parties prenantes

This Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali programme brings these elements together in a practical format, so that participants understand not only what good practice looks like but also how to introduce it in their own setting, with the people and resources they have.

Who Should Attend This Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali Training?

Ce programme s'adresse à :

• Project Implementation Unit (PIU) directors
• Public procurement directors and senior procurement specialists
• Human resources development managers in ministries and state agencies
• Institutional reform and modernisation officers
• Technical directors responsible for counterpart team supervision
• Public sector contract managers and legal advisors
• Monitoring and evaluation directors for donor-funded projects
• Ministry focal points overseeing bilateral and multilateral advisory assignments
• Directeurs et cadres supérieurs
• Chefs de département et d'unité
• Cadres intermédiaires et chefs d'équipe
• Gestionnaires de projets et de programmes

Le programme convient aussi bien aux professionnels expérimentés qu’à ceux qui prennent de nouvelles responsabilités. Les groupes réunissant plusieurs institutions et pays sont encouragés, car les participants apprennent beaucoup de l’expérience des autres.

Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali Training Objectives

Upon successful completion of this Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali Training, participants will be able to:

• Draft Terms of Reference with explicit capability metrics, deliverables, and counterpart support requirements
• Apply standard multilateral contract provisions and key performance indicators to manage international advisory teams
• Establish formal counterpart mentoring structures and professional twinning arrangements within civil service departments
• Implement milestone-based verification mechanisms for payment authorisation and technical quality assurance
• Manage contractual variations, operational disputes, and non-performance through established administrative procedures
• Secure legal ownership and structured archival handover for all project methodologies, data, and intellectual property
• Formulate institutional absorption strategies to sustain reforms following the demobilisation of external experts
• Expliquer les approches actuelles du leadership dans les institutions publiques et privées
• Fixer l'orientation et les priorités de leur équipe
• Diriger, motiver et faire progresser les personnes

Chaque objectif est mis en pratique pendant le programme à travers des exercices, des études de cas ou des travaux de groupe, afin que les participants repartent capables de le faire, et pas seulement de le décrire.

Contenu et structure du programme

Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali Training Methodology

The training is delivered through interactive lectures, practical case clinics, and hands-on simulation exercises. Participants work with standard contract templates, real-world project terms of reference, and counterpart supervision protocols. Daily peer-review sessions allow institutional leaders to analyse common procurement and operational pitfalls, applying multilateral development bank standards to real administrative scenarios and drafting usable workplace instruments.

Le programme associe :

• Sessions animées par des experts sur les pratiques actuelles
• Études de cas régionales et internationales
• Travaux de groupe et exercices pratiques
• Simulations et jeux de rôle le cas échéant
• Discussion des défis rencontrés par les participants dans l'exercice de leurs fonctions
• Apprentissage entre pairs, d'institutions et de pays différents
• Des outils et modèles pratiques à réutiliser au travail
• Réflexion quotidienne et plan d'action

Avant le programme, une courte pré-évaluation aide les animateurs à comprendre le rôle et les priorités de chaque participant, afin d’adapter les exemples et les exercices au groupe. Chaque journée se termine par une brève réflexion au cours de laquelle les participants notent ce qu’ils appliqueront dans leur travail.

Résultats attendus

Upon completion of this Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali Training, participants will be able to:

• Complete operational capacity to draft, review, and negotiate technical assistance scopes of work and contracts
• Functioning supervisory frameworks to enforce deliverable schedules and manage consultant performance effectively
• Standardised counterpart pairing and mentoring plans embedded into project execution structures
• Auditable deliverable acceptance and milestone verification procedures for multilateral financial compliance
• Comprehensive institutional protocols for retaining data, software licenses, and procedural documentation
• Actionable handover strategies that ensure project initiatives continue seamlessly following consultant departure
• Fixer une orientation et des priorités claires
• Diriger et faire progresser les équipes

Les participants repartent avec un plan d'action personnel et des outils pratiques utilisables dans leur institution dès la première semaine de retour. Les institutions qui envoient plusieurs participants peuvent s'appuyer sur le programme pour convenir de méthodes et de modèles communs entre équipes, ce qui facilite la pérennité des améliorations.

Institutional Application of Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali Training

Ce programme aide les organisations à renforcer :

• Leadership et management
• Développement d'équipe
• Gestion du changement
• Communication
• Gestion de la performance

Les participants repartent avec des outils pratiques pour améliorer :

• Plans d'équipe
• Coaching
• Plans de changement
• Communication avec les parties prenantes
• Entretiens d'évaluation

Le programme est conçu pour que l'apprentissage passe de la salle de formation à l'institution. Les participants travaillent, dans la mesure du possible, sur leurs propres processus et documents, et repartent avec un plan d'action que leurs responsables peuvent examiner et soutenir.

Pertinence régionale & mise en application

Europe

Les institutions européennes exercent le leadership, le management et la communication dans le cadre de réglementations détaillées et de programmes de réforme. Les participants venus d'Europe peuvent comparer leurs pratiques avec celles de collègues d'autres régions et vérifier comment des méthodes éprouvées fonctionnent dans d'autres conditions.

Afrique

En Afrique, les ministères, agences et équipes de projet œuvrant dans le leadership, le management et la communication travaillent de plus en plus aux côtés de programmes financés par les bailleurs qui exigent des systèmes clairs et des données probantes. Le programme aide les participants à adapter les bonnes pratiques aux institutions et aux ressources avec lesquelles ils travaillent.

Moyen-Orient

Au Moyen-Orient, les stratégies nationales de développement et les plans de diversification sollicitent de plus en plus le leadership, le management et la communication. Les participants examinent comment bâtir, au sein des organismes publics et des entreprises, les capacités dont ces plans ont besoin.

Asie

Les institutions asiatiques conjuguent croissance rapide et programmes de modernisation ambitieux. Les participants venus d'Asie peuvent partager leur expérience du déploiement rapide de systèmes à grande échelle et découvrir les approches adoptées ailleurs.

Pacifique

Les petits États insulaires et du Pacifique font face à des contraintes particulières de taille, de distance et de capacités. Le programme met en avant des approches pratiques et proportionnées du leadership, du management et de la communication, adaptées aux institutions de petite taille.

Holding the programme in Kigali, Rwanda brings participants together away from their daily pressures, so they can compare how leadership, management and communication is handled in different settings. The same programme can also be delivered in-house for one institution, in its own country or online, with cases taken from its current work.

Profil du pays d'accueil – Rwanda

Programmes, ateliers, visites et formations à Kigali, au Rwanda, par Risalat Consultants International

Se former hors de son pays permet aux participants de se concentrer, de porter un regard neuf sur leur propre institution et de constituer un réseau avec des collègues d'autres pays.

Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali Training Deliverables

Les participants sont accompagnés avant, pendant et après le programme, afin que la préparation, l'apprentissage et le suivi forment une expérience continue.

Avant le programme

• Pré-évaluation des participants
• Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali Readiness Assessment
• Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali Resource Pack
• Lectures préparatoires
• Aide et conseils gratuits pour le visa

Pendant le programme

• Accueil à l'aéroport & assistance à l'arrivée
• Hébergement avec petit-déjeuner
• Dîner de bienvenue et de réseautage
• Kit de formation Risalat (sac, gourde, mug, t-shirt, casquette, protège-passeport, stylos, carnet, magnet & porte-clés)
• Comprehensive Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali Training Manual
• Autoévaluation du leadership
• Modèle de plan de développement d'équipe
• Modèle de plan de changement
• Fiche de préparation à la négociation
• Ateliers pratiques & simulations
• Discussions de groupe & apprentissage entre pairs
• Déjeuner et pauses-café quotidiens
• Accès complet aux installations du lieu de formation
• Mini tablette avec supports pédagogiques numériques
• Visite de terrain (le cas échéant)
• Visite récréative de la ville

Après le programme

• Certificat de participation
• Distinction Risalat de participation au programme
• Documents de référence après la formation
• Modèle de plan de développement personnel
• Guide d'entretien de coaching
• Accompagnement après la formation & conseils de suivi
• Rapport du programme

Les institutions peuvent aussi demander une version intra sur mesure de ce programme, dispensée dans leurs locaux ou en ligne. Demander une proposition.

Common Challenges in Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali, And How This Training Helps

Comment les institutions peuvent-elles fixer une orientation et des priorités claires ?

The programme addresses this directly on the first day (Contractual Governance, TOR Structuring, and Technical Selection), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles diriger et motiver les équipes dans le changement ?

The programme addresses this directly on the second day (Performance Management, Supervised Delivery, and Dispute Mitigation), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles communiquer et négocier efficacement ?

The programme addresses this directly on the third day (Counterpart Twinning, Institutional Absorption, and Contract Closeout), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles gérer la performance de manière équitable ?

The programme addresses this directly on the first day (Contractual Governance, TOR Structuring, and Technical Selection), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Comment les institutions peuvent-elles prendre de bonnes décisions sous pression ?

The programme addresses this directly on the second day (Performance Management, Supervised Delivery, and Dispute Mitigation), where participants practise the methods involved and adapt them to their own institution, then build it into their action plan.

Questions fréquentes

When and where does the Management of International Technical Assistance Teams and Knowledge Transfer in Kigali programme take place?

It runs from 13 Sep 2027 to 15 Sep 2027, in Kigali, Rwanda. The registration deadline is shown at the top of this page.

Qui devrait participer ?

The programme is designed for project Implementation Unit (PIU) directors, public procurement directors and senior procurement specialists, human resources development managers in ministries and state agencies, institutional reform and modernisation officers, and others who want practical skills in leadership, management and communication.

Recevrai-je un certificat ?

Oui. Les participants qui terminent le programme reçoivent un certificat de participation délivré par Risalat Consultants International.

Ce programme peut-il être dispensé pour notre seule institution ?

Oui. Nous pouvons proposer une version intra sur mesure dans vos locaux, dans une autre ville ou en ligne, construite autour de vos propres cas. Utilisez la demande de proposition sur cette page.

Faut-il une expérience préalable en leadership, management et communication ?

Aucune formation spécialisée n'est requise au-delà d'une expérience dans une fonction similaire. Une courte pré-évaluation aide les animateurs à adapter les sessions au groupe.

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Plan this programme in a roadmap: why it matters, why to approve it, the dates to plan and the career it builds.